Ajuda

Para que serve

A plataforma do ISAG Future Lab junta num só sítio o trabalho das equipas da fase Pensar: as entregas, o portefólio e os pontos de situação. Cada pessoa vê apenas o que precisa para o seu papel.

O projeto dura normalmente 3 anos, uma fase por ano: Pensar (1.º ano), Criar (2.º) e Aplicar (3.º). A plataforma cobre, por agora, a fase Pensar. A fase em que a equipa está aparece no topo da página da equipa.

Uma pessoa pode ter mais do que um perfil (por exemplo, docente e coordenação). Nesse caso, pode fazer tudo o que cada um dos perfis permite.

Entrar, idioma, foto e avisos

• Entrar: com a conta ISAG. Na primeira vez, escolha se é estudante (com o curso e a turma) ou docente. Conforme a configuração, entra logo ou fica à espera da aprovação da coordenação. As equipas são sempre formadas pela coordenação.
• Idioma: no cabeçalho há uma lista com português, inglês, francês, espanhol, alemão, polaco e turco. O que as pessoas escrevem (problemas, comentários, portefólio) fica na língua em que foi escrito. O idioma por defeito escolhe-se em O meu perfil: é o que a plataforma usa quando entra, em qualquer computador, e nos emails. Mudar o idioma no cabeçalho também o guarda no perfil.
• Foto: em O meu perfil (carregue no seu nome, no cabeçalho), arraste uma foto do rosto. Enquanto não houver foto, aparecem as suas iniciais. A foto só é vista por quem já vê a sua equipa e pode retirá-la quando quiser.
• Notificações: o sino no cabeçalho mostra quantas tem por ler. Ao abrir uma notificação, vai diretamente para o sítio a que se refere.
• Resumo por email: se a plataforma o tiver ligado, recebe no máximo um email por dia, às 8h, com os avisos por ler. Pode desligá-lo em O meu perfil.
• Telemóvel: a plataforma funciona no telemóvel; as tabelas largas deslizam para o lado.

Conceitos e palavras

Estado de cada entrega

Estado da equipa

• Em dia: tudo normal.
• Atenção: há uma entrega atrasada ou não há ponto de situação há mais de 15 dias.
• Precisa de ajuda: um pedido de ajuda está por resolver há mais de 7 dias, ou a coordenação marcou a equipa assim.

Estudantes

Trabalha sempre na página da sua equipa, que abre logo ao entrar. Tem três separadores: Entregas, Portefólio e Pontos de situação. A entrega que precisa da vossa ação aparece já aberta. No topo de Entregas, o bloco O que fazer agora mostra o que está em atraso e os próximos passos; cada linha leva ao sítio onde se resolve.

Começar

1. Confirme o nome da equipa, os colegas, os docentes e o mentor no topo da página.
2. Escolham o percurso. Podem mudá-lo até fazerem a entrega «Problema».
3. Escrevam o problema da equipa. Pode ser afinado ao longo do ano.

Juntar trabalho ao portefólio

1. Abra Portefólio e carregue em Adicionar.
2. Escolha Ficheiro, Link ou Nota. Um ficheiro pode ser arrastado para a zona tracejada ou escolhido com um clique.
3. Escreva um título. É o único campo obrigatório.
4. Se for o caso, indique a entrega e a fonte (de onde vem a informação).

Ficheiros aceites: PDF, Word, Excel, PowerPoint, PNG e JPG, até 25 MB. Ao editar um item, a versão anterior fica guardada em «ver versões anteriores».

Fazer uma entrega

1. Em Entregas, abra a entrega e leia as orientações.
2. Confirme que os itens certos estão ligados a essa entrega.
3. Carregue em Entregar e confirme.

Depois de entregue, a entrega e os itens ligados ficam só de leitura. Se o docente pedir correções, leia o comentário, façam as alterações e voltem a entregar.

Ponto de situação (de 15 em 15 dias)

Em Pontos de situação, escreva o que fizeram, o que vão fazer a seguir e, se houver, as dificuldades. Se precisarem de apoio, responda Sim a «Precisam de ajuda?». Basta um membro registar pela equipa.

Pedir ajuda: use Precisamos de ajuda no topo da página da equipa. O pedido vai para o vosso peer mentor; se for preciso, o mentor passa-o à coordenação.

Peer mentors

Apoia a organização e o acolhimento das equipas atribuídas. Não avalia nem aprova entregas: comenta e trata os pedidos de ajuda.

Em As minhas equipas vê os pedidos de ajuda em aberto e, por baixo, cada equipa com o estado, a entrega em que está, o último ponto de situação e a última conversa.

• Pedido de ajuda: fale com a equipa e carregue em Resolvido; se não o conseguir resolver, carregue em Passar à coordenação. Um pedido por resolver há mais de 7 dias põe a equipa em «Precisa de ajuda».
• Registar conversa: escolha a equipa e o dia e escreva uma nota curta (até 280 caracteres).
• Sugestões: abra a equipa e comente uma entrega, um item do portefólio ou um ponto de situação.
• Recursos: o Peer Mentor Handbook (o guia dos mentores, em português e inglês), outros materiais se a coordenação os indicar, e os contactos da coordenação.

Docentes

Acompanha as equipas a que está associado: vê só essas, comenta e decide as entregas delas.

• Painel: cada linha é uma equipa e cada coluna uma entrega, com o estado escrito na célula. Pode filtrar e exportar para Excel (CSV). Em Pontos de situação (separador do painel) lê os pontos de situação mais recentes das equipas, com os mesmos filtros e a opção de ver só os que têm dificuldades ou pedido de ajuda.
• Aprovar ou pedir correções: quando uma equipa entrega, recebe uma notificação. Abra a entrega, veja os itens ligados, escreva o seu comentário e carregue em Aprovar ou Pedir correções (aqui o comentário é obrigatório).
• Comentar: entregas, itens do portefólio e pontos de situação. A equipa recebe um aviso.
• Mural: quando uma equipa propõe um trabalho para o Mural, recebe um aviso; decide em Mural › Por aprovar.
• Histórico: as alterações importantes da equipa.

Coordenação

Vê todas as equipas no Painel e prepara o ano na Gestão.

Preparar o ano letivo

1. Crie o ano letivo, os cursos e as turmas. Em Configurações, escolha o ano e confirme os percursos (um ano novo começa com os do ano anterior).
2. Importe os estudantes de um ficheiro CSV (nome, email, curso, turma), ou deixe-os registar-se.
3. Confirme as entregas, os prazos e as orientações (as seis da fase Pensar já vêm preparadas).
4. Crie as equipas (até 5 membros, do mesmo curso) e atribua docentes e um peer mentor.

Durante o ano

• Por tratar: estudantes sem equipa, equipas sem mentor ou sem docente, registos por aprovar e propostas para o Mural.
• Registos: aprove ou recuse quem se registou e aguarda aprovação.
• Trocas de membros, docentes ou mentor ficam no histórico; nada é apagado.
• Alterar um prazo avisa as equipas.
• Marcar «Precisa de ajuda», com motivo, quando sabe de um problema que não está na plataforma.
• Fechar o trabalho de uma equipa quando termina (pode ser reaberto); abrir um novo ano letivo passa o anterior a arquivo.
• Calendário (Gestão › Calendário): marque as sessões quinzenais (gerais ou de um curso), com o responsável, o local ou a ligação, os objetivos e as orientações; acrescente os materiais de cada sessão. Se mudar a data, os participantes voltam a ser avisados. No mesmo separador, indique a data, o local e o programa do Showcase.
• Recursos (Gestão › Recursos): acrescente modelos, guias e leituras, com um ficheiro ou um link, e escolha para quem são (sem escolher, todos os veem).
• Configurações (Gestão › Configurações): máximo de membros por equipa, periodicidade dos pontos de situação (15 dias por defeito), dias até um pedido de ajuda sem resposta pôr a equipa em «Precisa de ajuda» (7), aviso antes dos prazos (3 dias) e um link opcional para outros materiais dos mentores (o Peer Mentor Handbook já está na plataforma).

Administração

• Utilizadores e perfis: um utilizador pode ter vários perfis. Um utilizador desativado deixa de entrar, mas o trabalho e o histórico ficam.
• Aprovação automática: em Gestão › Registos, decide se estudantes e docentes que se registam entram logo. Por defeito, os estudantes entram logo e os docentes aguardam aprovação.
• Conservação dos dados: os dados de um trabalho fechado são guardados 3 anos por defeito. A plataforma não apaga nada sozinha.
• Email: em Gestão › Configurações › Email, indique a caixa da instituição de onde saem os emails (ex.: futurelab@isag.pt), ligue o resumo diário e use Enviar email de teste. A informática tem de autorizar o envio (ver o README).

Calendário e sessões

Em Calendário, no cabeçalho, estão por ordem as sessões quinzenais e os prazos das entregas, mês a mês, a partir de hoje (em Ver também o que já passou aparecem os anteriores). Em Mês vê o mês numa grelha, de segunda a domingo, e muda de mês com as setas.

• Estudantes veem as sessões do seu curso e os prazos com o estado das entregas da equipa.
• Mentores, docentes e coordenação podem escolher um curso ou uma equipa.
• Cada sessão tem uma página com a data, o local ou a ligação para a reunião online, o responsável, os objetivos, as orientações para o trabalho seguinte e os materiais.
• Um a dois dias antes de uma sessão, quem participa recebe o aviso sessão próxima. A próxima sessão aparece também em «O que fazer agora», na página da equipa.

Mural

O Mural mostra os trabalhos que as equipas escolheram partilhar com toda a comunidade do Future Lab. O resto do portefólio continua reservado à equipa, aos seus docentes e mentores e à coordenação. Pode filtrar por curso, percurso e fase.

• Estudantes: no Portefólio, abra Propor para o Mural num item, escreva uma frase sobre o trabalho (opcional) e assinale se é o diagnóstico ou a apresentação final do Showcase. Fica publicada a versão de agora; se depois editar o item, pode propor a versão nova.
• Docentes e coordenação: em Mural › Por aprovar veem as propostas das suas equipas (a coordenação vê todas) e carregam em Aprovar para o Mural ou Não aprovar, explicando à equipa porquê. Um trabalho publicado pode ser retirado do Mural a qualquer momento.
• A equipa recebe um aviso com a decisão. Equipas sem docente: a proposta vai para a coordenação.

Showcase e arquivo das edições

Em Mural › Showcase está a página do ISAG Future Lab Showcase do ano: a data, o local, o programa e as equipas participantes, por curso, com o percurso, o problema e os materiais finais aprovados (os trabalhos do Mural marcados como diagnóstico ou apresentação final). O Showcase aparece também no Calendário.

Em Edição pode abrir as edições de anos anteriores: ficam em arquivo, só de leitura, com as equipas e os materiais desse ano.

Recursos e modelos

Em Recursos, no cabeçalho, estão os modelos, guias e leituras aprovados pela coordenação, organizados por tipo. Abra um ficheiro no browser (PDF e imagens) ou descarregue-o; os links abrem noutro separador.

Alguns recursos são só para certos perfis (por exemplo, materiais para os peer mentors): cada pessoa vê apenas os que são para si.

Perguntas frequentes

O que foi entregue pode ser alterado? Não. Volta a ser editável se o docente pedir correções.

Apaguei uma versão por engano. Não se apaga: cada edição cria uma nova versão e as anteriores continuam em «ver versões anteriores».

A equipa tem 4 membros. Há problema? Não. As equipas têm até 5 membros.

Quem vê o quê? Cada estudante vê só a sua equipa. Mentores e docentes veem só as equipas que acompanham. A coordenação vê todas.

Os mentores dão nota? Não. A plataforma não tem notas; a avaliação é feita pelo docente, fora da plataforma.

Porque é que a equipa está em «Atenção»? Há uma entrega atrasada ou não há ponto de situação há mais de 15 dias.